L’une des obligations contenues dans la loi canadienne sur les sociétés par action est la tenue à jour d’un certain nombre de livres. Dans la pratique, l’entreprise devra disposer d’un livre minute où sont disposés les documents devant être transmis aux administrateurs et personnes ayant droit. Plusieurs raisons justifient l’obligation qu’a une entreprise de disposer d’un livre minute. Le groupe Incorporation Entreprise vous en dit davantage sur l’utilisation du livre minute.
Les raisons (ou nécessités) de tenir un livre minute
En tant qu’administrateur (exploitant) d’une société par actions, vous êtes régulièrement amené à prendre des décisions et effectuer des opérations par le biais de cette entreprise. Toutes ces actions menées au nom de l’entreprise sont consignées par des documents rassemblés dans un livre appelé livre minute. Les raisons d’avoir ce livre de société sont multiples.
Obligations légales faites aux administrateurs
Une société par actions est dirigée par des personnes physiques qui ont la responsabilité de prendre en son nom des décisions devant assurer son bon fonctionnement. Cette gestion est quotidienne.
D’aucuns penseraient que la tenue à jour régulière d’un livre des minutes est sans importance. Sauf que dans certaines circonstances, cette forme d’administration de l’entreprise est très bénéfique.
En effet, il arrive bien souvent lors de certains débats entre administrateurs et/ou actionnaires qu’il soit nécessaire de se référer à certaines résolutions antérieures prises durant la vie de l’entreprise. En l’absence de documents attestant de la prise de ces décisions, l’entreprise pourrait être paralysée dans sa gestion.
Pour la recherche facile de financement
Lors de la recherche de financement pour développer l’entreprise, les institutions financières exigeront des administrateurs la production de livre minute. En effet, c’est dans ce document que le juriste mandaté par la banque pourrait trouver les documents que sont :
- registre sur les dirigeants ;
- registres des administrateurs ;
- registres des actionnaires ;
- transfert d’actions ;
- certificat de constitution en société ;
- règlement administratif ;
- registres des actions.
Le livre renseigne également sur le nombre d’actions de la société ainsi que leur répartition aux actionnaires. Avoir un livre minute à jour est généralement une obligation faite par l’institution financière avant de procéder au financement de l’entreprise. En d’autres termes, ce document servira d’éléments de crédibilité pour convaincre la banque.
Pour mener les opérations de vente de l’entreprise
S’il arrivait que les actionnaires soient obligés de vendre entièrement ou partiellement la société, les potentiels acquéreurs exigeront d’avoir un livre des minutes. Ce cahier devra à ce moment-là être à jour. Il servira aux potentiels acquéreurs d’élément d’évaluation de la santé de la société.
Vous comprenez donc que cette évaluation ne sera pas possible si le livre des minutes n’est pas tenu à jour. Dans ce cas, l’opération de vente de la société pourrait être retardée. Pire, elle pourrait ne jamais avoir lieu.
Pour les vérifications fiscales
À tout moment, une société par actions peut faire l’objet d’une inspection fiscale. Cette dernière a la réputation d’être méticuleuse et peut conduire à des sanctions graves. Pour effectuer facilement les vérifications, les autorités fiscales exigent d’avoir des administrateurs de la société, le livre des minutes.
Leur inspection sera difficile en cas d’absence de ce livre minute. Ce sera également pareil si l’ouvrage n’est pas à jour. En rendant ainsi la tâche difficile à l’Agence du Revenu Québec, votre société risque de se voir sévèrement sanctionnée.
Tenue de livres des minutes : pourquoi faire appel à un professionnel ?
Comme précédemment vu, le livre des minutes n’est pas un document banal qu’il faut négliger. Par ailleurs, du fait de tous les documents qu’il doit comporter, sa constitution devient alors chronophage et exige d’avoir certaines compétences.
Externaliser la constitution du livre minute est une option que doivent faire les entrepreneurs lors du processus d’incorporation de leurs sociétés. Cette démarche doit être confiée à une entreprise ayant l’expérience avérée de la chose.
Incorporation Entreprise.Ca est une entreprise basée à Montréal et qui est spécialisée dans l’incorporation d’entreprises. Elle fournit également d’autres prestations relatives à l’univers de son cœur de métier.
Lors du processus d’incorporation de votre société à Québec, Incorporation Entreprise se charge par défaut de vous constituer gratuitement un livre de minutes. Ce livret sera dans une version numérique qu’elle vous enverra par mail.
Si toutefois, vous désirez avoir une version physique (papier) de cet écrit, vous pouvez ajouter cette option à votre demande d’incorporation moyennant des frais supplémentaires.
Qu’il soit numérique ou physique, le livre des minutes vous sera transmis au bout de 3 jours après réception de votre paiement.
En conclusion, contactez cette compagnie d’incorporation 5 étoiles pour bénéficier de votre livre minute.